Viết mail liên quan đến công việc

[VioletUbiteq]

Hôm nay sau một kỳ nghỉ dài hơi, trở lại với công việc, trở lại với outlook, check mail và gửi mail. Chợt nhận ra một điều rằng, công việc Vi vẫn làm hàng ngày này, trở thành thói quen mỗi khi bật máy tính lên, mỗi khi cần báo cáo, mỗi khi cần gửi tiến độ, mỗi khi gửi nouhin.... vân vân... và vân vân...
Thế mà chỉ 4 năm trước thôi, nó là một điều xa lạ, là một thứ thắc mắc lởn vởn trong đầu, là cực hình đối với Vi. Vì ngày đó Vi mới học cấp tốc 3 tháng xong hết 50 bài Minano Nihongo, học nhanh tới nỗi sau 4 năm mới biết quyển mình học là Minano Nihongo :P
Vì nhớ lại cái cảm giác ngày đầu viết những dòng báo cáo đầu tiên ấy, mà giờ Vi "quyết tâm" mở một thread để chờ mong những người có cùng cảm giác như Vi 4 năm trước đồng cảm ^^
--------------------------------------------
Cái này là do Vi tự đúc kết trong quá trình dạy bảo của một Project Manager người Nhật có 18 năm kinh nghiệm viết mail business.
Thôi vào để dài dòng văn tự thế thôi!

では始めましょう
--------------------------------------------

１．　Cơ bản（基本）
- Mở đầu mail: お疲れ様です。
hoặc lịch sự hơn: お世話になっております。
- Kết thúc mail:　以上です。
　　　　　　　　　　　　宜しくお� �いします。
hoặc lịch sự hơn: 以上です。
　　　　　　　　　　　　宜しくお� �い致します。
- Ví dụ một mail báo cáo tiến độ công việc.
Vì công việc của Vi là IT nên Vi cũng lấy ví dụ liên quan đến IT nhé.
Trong 1 dự án thì công việc của Vi có 1 công đoạn là test, và Vi đưa ra 1 ví dụ về việc báo cáo tình hình test.
Đơn giản thôi nhé:
**************
岩永さん

お世話になっております。Viです。

進捗を報告します。
今日総合試験を行っています。
　●合計　　　：300件
　●試験済み　：110件（7時間）
　　・OK：99件
　　・NG：11件
　●残　　　　：190件（12時間）

NG件の5件を修正しましたが、
まだ再試験しません。

明日残件を試験し続けます。
120件を試験し、NGの件を全て修正する 予定です。

以上です。

宜しくお願い致します。
**************
Iwanaga san

Xin nhân sự giúp đỡ của anh (Câu này dịch thế nào cho Việt Nam nhỉ??). Tôi là Vi.

Tôi xin báo cáo về tiến độ công việc.
Hôm nay tôi thực hiện test lại toàn bộ hệ thống.
　●Tổng cộng：300 mục
　●Đã test　 ：110 mục (thời gian thực hiện 7h)
　　・OK：99 mục
　　・NG：11 mục
　●Còn lại　　:190 mục (thời gian thực hiện 12h)

Trong 11 mục NG thì tôi đã sửa được 5 mục nhưng tôi vẫn chưa thực hiện test lại.

Ngày mai tôi sẽ thực hiện test những mục còn lại.
Theo kế hoạch tôi sẽ test 120 và sửa toàn bộ những mục NG đã test.

Xin dừng tại đây (Câu này Vi cũng ko biết dịch thế nào cho Việt Nam nhỉ??).

宜しくお願い致します。(Câu này lại càng ko biết dịch thế nào luôn, lúc nào kết thúc mail thì Vi cứ dùng câu này thôi :P)


:cute_rabbit102:

[VioletUbiteq]

2. Sự khác nhau giữa văn viết mail và văn nói （メールの言葉と会話の言葉の違い� �

Nếu bạn viết mail cho bạn bè thì bạn sử dụng từ ngữ hội thoại hàng ngày trong mail cũng không vấn đề gì.
Nhưng vì là mail liên quan đến công việc, vì thế mà bạn nên sử dụng từ ngữ ở mức độ lịch sự trở lên.

2.1. Hình thức liên kết
2.1.1. Động từ
Đối với những động từ sử dụng ở dạng nối tiếp, thường sử dụng hình thức nối tiếp lịch sự （まして）thay cho hình thức nối tiếp thông thường （thể て hay thể ます bỏ ます）
・thể て　→　まして
・thể ます bỏ ます　→　まして
Ví dụ:
・thể て　→　まして
　　受けて　→　受けまして
A作業の要求仕様を受けて、見積りを� ��します。
→A作業の要求仕様を受けまして、見� ��りを出します。
　　　　(Vì tôi đã nhận được tài liệu yêu cầu của công việc A nên tôi sẽ đưa ra bảng báo giá.)
　　遅れ　→　遅れまして
　　　　メールの返信を遅れて申し� �ございません。
　　　　→メールの返信を遅れまし� �申し訳ございません。
　　　　(Tôi xin lỗi vì trả lời thư hơi chậm trễ.)
・thể ます bỏ ます、→　まして、
なり　→　なりまして
　　　　先日はいろいろお世話にな� �、ありがとうございました。
　　　　→先日はいろいろお世話に� �りまして、ありがとうございました� ��
　　　　(Cám ơn ông hôm trước đã giúp đỡ tôi rất nhiều.)
お目にかかり　→　お目にかかりま� �て
　　　　先日ご紹介いただい林さん� �お目にかかり、いろいろ相談しまし� ��。
　　　　→先日ご紹介いただい林さ� �にお目にかかりまして、いろいろ相� ��しました。
　　　　(Hôm qua tôi đã gặp ông Hayashi mà ông đã giới thiệu cho tôi và chúng tôi đã thảo luận với nhau rất nhiều vấn đề.)

[tempo]

Hóa ra bạn này cũng làm về IT :)
Rất khâm phục những bạn vừa giỏi kỹ thuật vừa giỏi tiếng Nhật nhé (chả bù cho mình biết mỗi cái thứ 2 :)))

Còn 2 câu cuối thư:




以上です。(Câu này Vi cũng ko biết dịch thế nào cho Việt Nam nhỉ??).
宜しくお願い致します。(Câu này lại càng ko biết dịch thế nào luôn, lúc nào kết thúc mail thì Vi cứ dùng câu này thôi :P)

thì tớ hay dịch là:


Hết.
Mong các bạn giúp đỡ.

[VioletUbiteq]

Hóa ra bạn này cũng làm về IT :)

Vậy là tempo quen nhiều ban làm về IT lắm nhỉ :D

[VioletUbiteq]

Ví dụ:
・お電話させていただきたくて　→ お電話させていただきたく


日時・場所などについては、後日お� �話させていただきたくて、合わせて� ��願い申し上げます。
　　→日時・場所などについては、� �日お電話させていただきたく、合わ� ��てお願い申し上げます。
　　(Về vấn đề thời gian và địa điểm thì tôi xin phép ông cho tôi được gọi cho ông vào ngày hôm sau.)
・近くて　→　近く


　　納品も近くて、お忙しいことと� �じますが、確認したいことがありま� ��。
　　→納品も近く、お忙しいことと� �じますが、確認したいことがありま� ��。
　　(Sắp đến ngày nộp dự án, tôi biết rằng ông rất bận nhưng tôi có điều muốn xác nhận.)

[VioletUbiteq]

Những động từ ở thể ない thường được thay thế bằng ず hoặc ずに

Ví dụ:

・知らなくて／知らないで　→　知� �ず／知らずに
　　　ご病気とも知らなく、失礼し� �した。
　　　→ご病気とも知らず、失礼し� �した。
(Tôi thành thật xin lỗi vì đã không biết ông ngã bệnh.)

・しなく／しないで　→　せず／せ� �に
　　　長い問おたよりもしないで、� �し訳ございませんでした。
　　　→長い問おたよりもせず、申� �訳ございませんでした。
(Tôi thành thật xin lỗi một thời gian dài không thư từ cho ông.)
　　

[SundaySilence]

Không biết PM của bạn đánh giá bạn như thế nào, mình thì cho bạn 40/100.

1. Mục đầu tiên phải có là tiến độ hiện nay của bạn có bị trễ hay không? Nếu có thì nguyên nhân là gì?
Mục này bạn chưa có. NG.

2. Thứ hai là trong ngày bạn đã làm những cái gì.
Mục này bạn có liệt kê. OK.

3. Thứ ba là những vấn đề đang gặp phải. Ví dụ như đang chờ mấy câu Q&A, trong team sắp tới có ai xin nghỉ không? Nếu không có vấn đề gì thì cũng phải ghi là không có.
Mục này bạn chưa có. NG.

4. Dự định (kế hoạch) của ngày hôm sau là gì?
Mục này bạn có nói. OK.

[pisco]

Không biết PM của bạn đánh giá bạn như thế nào, mình thì cho bạn 40/100.

1. Mục đầu tiên phải có là tiến độ hiện nay của bạn có bị trễ hay không? Nếu có thì nguyên nhân là gì?
Mục này bạn chưa có. NG.

2. Thứ hai là trong ngày bạn đã làm những cái gì.
Mục này bạn có liệt kê. OK.

3. Thứ ba là những vấn đề đang gặp phải. Ví dụ như đang chờ mấy câu Q&A, trong team sắp tới có ai xin nghỉ không? Nếu không có vấn đề gì thì cũng phải ghi là không có.
Mục này bạn chưa có. NG.

⇒　問題だけではなく、解決方法も 追加 したほうがいい。

4. Dự định (kế hoạch) của ngày hôm sau là gì?
Mục này bạn có nói. OK.

Không thấy nhắc đến 工数　và 感想 nhỉ ? Chắc là mỗi công ty một khác .

[Sayuri_chan]

Vậy là tempo quen nhiều ban làm về IT lắm nhỉ :D

Bạn Tem-pô nhà tớ làm ở công ty chuyên về IT (khá nổi tiếng ở Việt Nam :) )

Cảm ơn bạn Vi nha, tớ ít khi để ý làm sao để viết 1 mail hoàn chỉnh ;))
Một ngày tớ nhận đủ các loại mail, với đủ kiểu văn phong.
Nội dung đa dạng, phong phú, chỉ nhớ nhất 2 câu




各位 (Các vị)

お疲れ様です。(Đã mệt lắm rồi)

Việc viết mail trả lời cũng không mất nhiều thời gian.
Tụi tớ có 1 file excel quản lý những việc đang làm (ai yêu cầu làm, ai làm, ai kiểm tra, thời gian nộp, thời gian làm, phát sinh câu hỏi gì không...). Nếu tụi tớ cần gửi mail gì thì dùng macro là có ngay 1 mail mới sẵn tiêu đề và nội dung, chỉ cần thêm chữ ký vào là gửi.

[VioletUbiteq]

1. Lược bỏ trợ từ を
　　
・お返事をお待ちしております。
→お返事お待ちしております。
(Tôi mong đợi sự hồi âm của ông.)
　　
・ご回答をありがとうございます。
→ご回答ありがとうございます。
(Cám ơn câu trả lời của ông.)
　　
・お寒さの折からお体をお大切に。
→お寒さの折からお体お大切に。
(Xin ông hãy giữ gìn sức khỏe trong mùa lạnh.)

2. Lược bỏ trợ từ は
　　
・さて私は、このたび、ABC事務所に� �務することになりました。
→さて私、このたび、ABC事務所に勤� �することになりました。
(Lần này tôi đã được quyết định sẽ làm việc ở văn phòng ABC.)

3. Lược bỏ trợ từ には
　　
・その後皆様にはお変わりなくお過� �しのことと存じます。
→その後皆様お変わりなくお過ごし� �ことと存じます。
(Tôi hi vọng rằng sau đó mọi người sống khỏe mạnh (không thay đổi gì).)
:cute_rabbit:

[VioletUbiteq]

Bạn Tem-pô nhà tớ làm ở công ty chuyên về IT (khá nổi tiếng ở Việt Nam :) )
Thế thì đại khái là Vi có thể đưa ra 1 list rồi. Nổi tiếng tức là to. Mà ai làm ở cty IT to là Vi khâm phục lắm ý. Hihi vì Vi thích làm ở công ty be bé thôi (công ty to thì phải làm to cơ ;)))


Việc viết mail trả lời cũng không mất nhiều thời gian.
Tụi tớ có 1 file excel quản lý những việc đang làm (ai yêu cầu làm, ai làm, ai kiểm tra, thời gian nộp, thời gian làm, phát sinh câu hỏi gì không...). Nếu tụi tớ cần gửi mail gì thì dùng macro là có ngay 1 mail mới sẵn tiêu đề và nội dung, chỉ cần thêm chữ ký vào là gửi.
Công ty Say chắc là pro phải biết ấy nhỉ.
Bên Vi macro là do cá nhân tự tạo thôi, công ty không có, đại khái sau quá trình làm thì tự bản thân đúc kết thôi.
Bên Vi thì mail rất linh động, nhiều khi mail công việc có thêm cả những câu cảm thán nữa (như hôm nay mất điện rất là komatta, hay là trời nóng khó tập trung làm việc được nhưng vẫn đang cố gắng đây, hoặc như hôm nay trời mưa tầm tã cả ngày nên tâm trạng cũng âm u :P)
Còn quản lý bằng excel / MS Project là do PM hay leader tự chọn cũng thoải mái, rồi form câu hỏi thì cũng vậy....
Đại khái là thoải mái, nhưng câu văn thì phải đặc biệt kỹ lưỡng về kính ngữ @@ vì chỉ hơi sai 1 tẹo mấy PM / leader bên công ty Nhật sẽ check và phản hồi lại ngay, nên cũng hơi rắc rối 1 tẹo, nhưng nhờ vậy mà tiến bộ :D

[VioletUbiteq]

Không biết PM của bạn đánh giá bạn như thế nào, mình thì cho bạn 40/100.

1. Mục đầu tiên phải có là tiến độ hiện nay của bạn có bị trễ hay không? Nếu có thì nguyên nhân là gì?
Mục này bạn chưa có. NG.

2. Thứ hai là trong ngày bạn đã làm những cái gì.
Mục này bạn có liệt kê. OK.

3. Thứ ba là những vấn đề đang gặp phải. Ví dụ như đang chờ mấy câu Q&A, trong team sắp tới có ai xin nghỉ không? Nếu không có vấn đề gì thì cũng phải ghi là không có.
Mục này bạn chưa có. NG.

4. Dự định (kế hoạch) của ngày hôm sau là gì?
Mục này bạn có nói. OK.

Thanks bạn đã góp ý.
Những ý kiến bạn góp ý OK hết, tuy nhiên, có 1 điều là trong bài viết này mình không hướng dẫn các bước để viết 1 mail báo cáo tiến độ làm việc, mà mình chỉ viết 1 mail để ví dụ cho tiêu đề "1. Cơ bản" thôi. Trong mục này mình chỉ muốn đề cập đến và chú trọng đến câu mở đầu và câu kết thúc 1 mail trong công việc mà thôi.
Điều thứ 2 là, ở công ty mình khi báo cáo tiến độ sẽ kèm theo bản exel hoặc word tiến độ làm việc, trong bản tiến độ này đã nêu ra đầy đủ những điều muốn báo cáo rồi, trong mail chỉ là tổng hợp lại thôi. Nhưng đúng là mình có sơ xuất về việc báo cáo tiến độ có bị chậm hay không :P
Điều thứ 3 là, báo cáo của mình chỉ mang tính cá nhân (member) gửi cho cấp trên (leader) chứ không phải là leader gửi cho leader cao hơn hay PM vì thế nên không thể báo cáo về tình trạng đi làm của member khác.
Điều thứ 4 là, chắc bạn là 1 PM khó tính, hi vọng là nhân viên dưới quyền bạn không ai ghét bạn cả.

Một lần nữa cám ơn về lời góp ý.

[VioletUbiteq]

Không thấy nhắc đến 工数　và 感想 nhỉ ? Chắc là mỗi công ty một khác .
Nếu từ 工数　và 感想 mà bạn nhắc đến đúng như những gì mình hiểu thì:
1. 工数: bên công ty mình báo cáo khi làm báo giá và tổng kết dự án thì mới nhắc tới.
2. 感想: chỉ khi tổng kết dự án thì có thể công ty mình sẽ nhắc đề cập tới yếu tố này.

[VioletUbiteq]

Ví dụ:

・まずはお礼まで（申し上げます）� �
Trước tiên tôi muốn nói lời bày tỏ lòng biết ơn của tôi.
・とりいそぎご返事まで（申し上げ� �す）。
Tôi vội vàng hồi âm cho ông ngay.
・天候不順な折柄お体お大切に（な� �ってください）。
Xin ông hãy cẩn thận giữ gìn sức khoẻ khi thời tiết thất thường.
・どうぞお元気で（お過ごしくださ� �）。
Xin hãy giữ gìn sức khoẻ.
・皆様にどうぞよろしく（お伝えく� �さい）。
Xin vui lòng chuyển giúp tôi lời chúc mừng tốt lành đến mọi người.
・今年もどうぞよろしく（お願い申� �あげます）。
Năm nay cũng mong nhận được sự giúp đỡ của ông.

[Tencoinsvn]

Về phần mở đầu mail: giữa お疲れ様です và いつもお世話になっております không phải là sự khác nhau ở sự lịch sự. Mà là hoàn cảnh gửi mail khác nhau sử dụng thôi.
thứ nhất: お疲れ様です thường được dùng khi viết mail cho người trong cùng một công ty. Rất ít khi いつもお世話になっております được sử dụng khi viết mail cho người cùng công ty.
thứ 2:いつもお世話になっております cái này dùng để viết mail cho công ty đối tác làm ăn, viết mail cho người lạ không phải đồng nghiệp.
-Đặc biệt cả 2 từ này đều dùng trong văn nói: hoàn cảnh dùng giống hệt như viết mail. nó phần biệt giữa người trong công ty và ngoài công ty