Viết mail liên quan đến công việc

[VioletUbiteq]

Bạn Tem-pô nhà tớ làm ở công ty chuyên về IT (khá nổi tiếng ở Việt Nam )

Thế thì đại khái là Vi có thể đưa ra 1 list rồi. Nổi tiếng tức là to. Mà ai làm ở cty IT to là Vi khâm phục lắm ý. Hihi vì Vi thích làm ở công ty be bé thôi (công ty to thì phải làm to cơ )

Việc viết mail trả lời cũng không mất nhiều thời gian.
Tụi tớ có 1 file excel quản lý những việc đang làm (ai yêu cầu làm, ai làm, ai kiểm tra, thời gian nộp, thời gian làm, phát sinh câu hỏi gì không...). Nếu tụi tớ cần gửi mail gì thì dùng macro là có ngay 1 mail mới sẵn tiêu đề và nội dung, chỉ cần thêm chữ ký vào là gửi.

Công ty Say chắc là pro phải biết ấy nhỉ.
Bên Vi macro là do cá nhân tự tạo thôi, công ty không có, đại khái sau quá trình làm thì tự bản thân đúc kết thôi.
Bên Vi thì mail rất linh động, nhiều khi mail công việc có thêm cả những câu cảm thán nữa (như hôm nay mất điện rất là komatta, hay là trời nóng khó tập trung làm việc được nhưng vẫn đang cố gắng đây, hoặc như hôm nay trời mưa tầm tã cả ngày nên tâm trạng cũng âm u :P)
Còn quản lý bằng excel / MS Project là do PM hay leader tự chọn cũng thoải mái, rồi form câu hỏi thì cũng vậy....
Đại khái là thoải mái, nhưng câu văn thì phải đặc biệt kỹ lưỡng về kính ngữ @@ vì chỉ hơi sai 1 tẹo mấy PM / leader bên công ty Nhật sẽ check và phản hồi lại ngay, nên cũng hơi rắc rối 1 tẹo, nhưng nhờ vậy mà tiến bộ

[VioletUbiteq]

Không biết PM của bạn đánh giá bạn như thế nào, mình thì cho bạn 40/100.

1. Mục đầu tiên phải có là tiến độ hiện nay của bạn có bị trễ hay không? Nếu có thì nguyên nhân là gì?
Mục này bạn chưa có. NG.

2. Thứ hai là trong ngày bạn đã làm những cái gì.
Mục này bạn có liệt kê. OK.

3. Thứ ba là những vấn đề đang gặp phải. Ví dụ như đang chờ mấy câu Q&A, trong team sắp tới có ai xin nghỉ không? Nếu không có vấn đề gì thì cũng phải ghi là không có.
Mục này bạn chưa có. NG.

4. Dự định (kế hoạch) của ngày hôm sau là gì?
Mục này bạn có nói. OK.

Thanks bạn đã góp ý.
Những ý kiến bạn góp ý OK hết, tuy nhiên, có 1 điều là trong bài viết này mình không hướng dẫn các bước để viết 1 mail báo cáo tiến độ làm việc, mà mình chỉ viết 1 mail để ví dụ cho tiêu đề "1. Cơ bản" thôi. Trong mục này mình chỉ muốn đề cập đến và chú trọng đến câu mở đầu và câu kết thúc 1 mail trong công việc mà thôi.
Điều thứ 2 là, ở công ty mình khi báo cáo tiến độ sẽ kèm theo bản exel hoặc word tiến độ làm việc, trong bản tiến độ này đã nêu ra đầy đủ những điều muốn báo cáo rồi, trong mail chỉ là tổng hợp lại thôi. Nhưng đúng là mình có sơ xuất về việc báo cáo tiến độ có bị chậm hay không :P
Điều thứ 3 là, báo cáo của mình chỉ mang tính cá nhân (member) gửi cho cấp trên (leader) chứ không phải là leader gửi cho leader cao hơn hay PM vì thế nên không thể báo cáo về tình trạng đi làm của member khác.
Điều thứ 4 là, chắc bạn là 1 PM khó tính, hi vọng là nhân viên dưới quyền bạn không ai ghét bạn cả.

Một lần nữa cám ơn về lời góp ý.

[VioletUbiteq]

Không thấy nhắc đến 工数　và 感想 nhỉ ? Chắc là mỗi công ty một khác .

Nếu từ 工数　và 感想 mà bạn nhắc đến đúng như những gì mình hiểu thì:
1. 工数: bên công ty mình báo cáo khi làm báo giá và tổng kết dự án thì mới nhắc tới.
2. 感想: chỉ khi tổng kết dự án thì có thể công ty mình sẽ nhắc đề cập tới yếu tố này.

[VioletUbiteq]

Ví dụ:

・まずはお礼まで（申し上げます）。
 Trước tiên tôi muốn nói lời bày tỏ lòng biết ơn của tôi.
・とりいそぎご返事まで（申し上げます）。
 Tôi vội vàng hồi âm cho ông ngay.
・天候不順な折柄お体お大切に（なさってください）。
 Xin ông hãy cẩn thận giữ gìn sức khoẻ khi thời tiết thất thường.
・どうぞお元気で（お過ごしください）。
 Xin hãy giữ gìn sức khoẻ.
・皆様にどうぞよろしく（お伝えください）。
 Xin vui lòng chuyển giúp tôi lời chúc mừng tốt lành đến mọi người.
・今年もどうぞよろしく（お願い申しあげます）。
 Năm nay cũng mong nhận được sự giúp đỡ của ông.

[Tencoinsvn]

Về phần mở đầu mail: giữa お疲れ様です và いつもお世話になっております không phải là sự khác nhau ở sự lịch sự. Mà là hoàn cảnh gửi mail khác nhau sử dụng thôi.
thứ nhất: お疲れ様です thường được dùng khi viết mail cho người trong cùng một công ty. Rất ít khi いつもお世話になっております được sử dụng khi viết mail cho người cùng công ty.
thứ 2:いつもお世話になっております cái này dùng để viết mail cho công ty đối tác làm ăn, viết mail cho người lạ không phải đồng nghiệp.
-Đặc biệt cả 2 từ này đều dùng trong văn nói: hoàn cảnh dùng giống hệt như viết mail. nó phần biệt giữa người trong công ty và ngoài công ty